Um zu erkennen wie erfolgreich das Projekt „Open Space“ bisher war, ist ein Feedback des Teams unerlässlich. Wichtig war hierbei für uns, deutlich zu kommunizieren, dass Arbeitsumgebung ist dieser Form keineswegs gesetzt sein muss. Das in gemeinsamer Zusammenarbeit mit einem Innenarchitekten entwickelte Raumkonzept ist offen für Veränderungen, um einen positiven Beitrag für die Zusammenarbeit zu leisten. Drei Monate nach dem ersten Umbau stand für uns daher die erste Retrospektive an. Welche Vorteile bringt das Open Space? An welchen Stellen hakt es aktuell noch? Welche Maßnahmen können wir ergreifen, um das Konzept zu optimieren?

Die Umgebung muss sich dem Menschen anpassen 

Einige Aspekte, die angesprochen wurden, ließen sich leicht umsetzen. Buchungszeiten für Räume, in denen geplante Meetings stattfinden sollen oder die Benennung der Büros nach Funktionen waren schnell getan. Auch die Überarbeitung einiger aktueller Raumdesigns wurde als To-Do aufgenommen. Theorie und Praxis sind zwei unterschiedliche Paar Schuhe. Nach drei Monaten im Open Space wussten wir, wie das Team die Arbeitsumgebung tatsächlich nutzt. Welche Räume werden gut angenommen? Welche weniger gut? Die Umgebung muss sich dem Menschen anpassen, nicht andersherum. Das Nachjustieren an der ein oder anderen Stelle war daher unerlässlich. 

Überschrift: Selbstverantwortung 

Bald kamen wir jedoch zu dem Fazit, dass die wohl wichtigste Aufgabe in der Selbstverantwortung jedes Einzelnen besteht. Möbel, Funktionen oder Benennungen sind nur ein Teil des Projekts „Open Space“. Doch was nützt die Umgebung, wenn es an dem entsprechenden Umdenken alter Verhaltensweisen hakt? Natürlich ist es schwierig, bekannte Prozesse aufzugeben. Gewohnheit liegt in der Natur des Menschen. Aber Wandel ist wichtig und richtig. Wer agil arbeiten möchte, sollte seinen Arbeitsplatz dabei nicht außen vor lassen. 

Es braucht Zeit

Agiles Arbeiten ist geprägt durch aktive Entscheidungen, sich Aufgaben anzunehmen. Statt Vorgaben von oben, soll aus dem Team kommen, wie Projekte umgesetzt werden. Genauso verhält es sich aus unserer Perspektive im Open Space. Sicherlich kann man darauf hinweisen, öfter einen anderen Schreibtisch zu wählen. Doch wir möchten mündige, kreative und motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Verständnis für den Nutzen eines flexiblen Raumkonzepts muss von innen heraus kommen. Und dafür braucht es Zeit. Wir sehen bereits nach den wenigen Monaten in der neuen Arbeitsumgebung eine große Entwicklung im Team. Für viele Termine werden ganz bewusst entsprechende Räumlichkeiten gewählt. Dennoch sind wir noch nicht am Ziel angekommen. Wir arbeiten jeden Tag daran, uns stetig zu verbessern. 

Arbeiten Sie auch im Open Space? Haben Sie dabei ähnliche Erfahrungen wie wir gemacht?