Seit gut drei Monaten arbeiten wir nun mithilfe von Objectives und Key Results. Die Vorbereitungsphase und die erste Iteration liegen hinter uns. In diesem fünfteiligen Erfahrungsbericht schildern wir unsere ganz persönliche Sicht auf die Einführung von OKR. Was ist unser erstes Zwischenfazit? Was waren Herausforderungen? Wo ecken für uns Theorie und Unternehmenspraxis aneinander? Im dritten Teil erzählen wir heute, welche Hürden für uns im Implementierungsprozess aufgetreten sind.

Teil 3: Herausforderungen in der Praxis

Anfang Februar war es dann soweit: Die Formulierung unserer Ziele für die erste Iteration stand an. Hierbei konzentrierten wir uns zunächst auf die Unternehmensziele. Was wollen wir, das Team von FREDERIX Hotspot, bis zum Jahresende 2019 erreicht haben? Jonathan als Geschäftsführer hatte hierbei gemeinsam mit unserer externen Unterstützung schon vorgearbeitet. Es kristallisierten sich im Prozess vier ganz konkrete Jahresziele für das Unternehmen heraus. Wie die Fortschritte und die letztendliche Erfüllung dieser Vorhaben messbar gemacht werden können, lag jetzt in unserer Hand. 

Im Rahmen eines ersten Workshops standen wir nun vor der Aufgabe, aus den Unternehmenszielen für 2019 passende Company-OKRs zu formulieren. Die vier Objectives standen schon fest. Aber wie entwickelt man jetzt die Key Results, die messbar machen sollen, inwiefern das ausgewählte Vorhaben erreicht wurde? Hier standen wir vor der ersten Herausforderung. Häufig denken wir in Aufgabenlisten, in To-Dos, die abgehakt werden. Aus dem Framework Scrum kennen wir einen solchen Gedankenprozess, in Kanban ist es ähnlich. Bei dem Managementinstrument OKR sieht es aber anders aus. Anstatt in Aufgaben denken wir hierbei vielmehr in Ergebnissen. Wir haben uns als Hilfestellung bei der Formulierung zwei spezifische Fragen gestellt: „Was hat sich in drei Monaten verändert?“ und „Wie messen wir, dass wir diese Veränderung erreicht haben?“. Seine gewohnte Denk- und Arbeitsweise dahingehend anzupassen, war gar nicht so einfach. 

Im darauf folgenden eintägigen Workshop stand die Formulierung der OKRs für jedes Team bei FREDERIX Hotspot im Mittelpunkt. Die Company-OKRs für das Jahr 2019 hatten wir erstmal abgeschlossen. Jetzt lag der Fokus darauf, was der Einzelne dazu beitragen kann, um die Unternehmensziele zu erreichen. Diese Verbindung zwischen den OKRs der Firma und denen der Teams war eine weitere Herausforderung. Die einzelnen Abteilungen hatten sich im Vorfeld Gedanken dazu gemacht, welche Ziele für sie in der ersten Iteration von drei Monaten relevant sind. Im Nachhinein stellte sich allerdings heraus, dass die Verknüpfung zu den Company-OKRs dabei teilweise aus dem Blick geraten war. Die Ziele des Unternehmens und die Ziele der Teams wurden hierbei häufiger als getrennt voneinander betrachtet. 

Auch die tägliche Auseinandersetzung mit der neuen Methodik im Arbeitsprozess war nicht ganz leicht. Den theoretischen Ablauf eines OKR-Weeklys kannten wir. Aber wie man diesen nun konkret auf uns ummünzen konnte, stand auf einem anderen Blatt. Wir haben uns extern beraten lassen, Best Practices anderer Unternehmen angeschaut und unterschiedliche Vorgehensweisen getestet. Letztendlich haben wir mithilfe von Trial and Error einen Prozess finden können, der zu uns passt. Die Dokumentation der wöchentlichen Fortschritte war zudem herausfordernd. Hierbei mussten wir zunächst ein passendes Tool finden, mit dem alle Company- und Team-OKRs festgehalten und daraufhin gemessen und ausgewertet werden können. Entschieden haben wir uns hierbei für Jira Upraise. Ein Instrument, das vieles bietet, jedoch auch an einigen Punkten für uns gehakt hat.

Viele Problemstellungen waren uns zu Beginn der ersten Iteration und im täglichen Doing gar nicht so bewusst. Erst in der Reflexion wurden diese offengelegt. Hierzu aber mehr in Teil 4 unseres Erfahrungsberichts zu der Einführung von OKR, der sich mit unserer ersten Retrospektive beschäftigt.