Seit gut drei Monaten arbeiten wir nun mithilfe von Objectives und Key Results. Die Vorbereitungsphase und die erste Iteration liegen hinter uns. In diesem fünfteiligen Erfahrungsbericht schildern wir unsere ganz persönliche Sicht auf die Einführung von OKR. Was ist unser erstes Zwischenfazit? Was waren Herausforderungen? Wo ecken für uns Theorie und Unternehmenspraxis aneinander? Im vierten und vorletzten Teil dreht sich heute alles um unsere erste OKR-Retrospektive.
Das Framework OKR sieht eine Reihe von unterschiedlichen Events vor. Beginnend mit dem Planning, über das regelmäßige Weekly, bis hin zur Review und Retrospektive, wieder endend im Planning für die nächste Iteration. Das Konzept der Retrospektive kannten wir bereits aus anderen agilen Zusammenhängen. Für das Entwicklungsteam, das einige Zeit mithilfe von Scrum arbeitet, war dieses Event also nichts neues. Aber auch die anderen Fachabteilungen hatten zu diesem Zeitpunkt schon Retro-Erfahrung im Kontext von Kanban.
Eine OKR-Retrospektive hatte allerdings noch niemand von uns durchlaufen. Daher stellte sich nach ein paar Wochen in der ersten Iteration das erste Mal die Frage, wie wir dieses Event für uns gestalten wollen. Bekommen wir das alleine hin? Wollen wir wieder auf unsere externe Beratung zurückgreifen? Wie viel Zeit können wir einplanen? Wie soll die Agenda aussehen? Mit fehlender Erfahrung im Bereich der Reflexion von Objectives und Key Results weder auf Moderations- noch auf Teilnehmerseite war hier ganz schnell klar: In unserer ersten OKR-Retrospektive brauchen wir Unterstützung, damit wir zu einem guten Ergebnis kommen und eine solide Basis für die nächste Phase schaffen können.
Uns war in diesem Zusammenhang allerdings wichtig, bereits ganz aktiv in der Gestaltung der Retrospektive beteiligt zu sein, anstatt sich völlig auf einen externen Anbieter zu verlassen. Aus diesem Grund bildete sich bei FREDERIX Hotspot im Verlauf der ersten Iteration die Rolle des OKR Masters heraus. Melina wurde hierbei unsere OKRista – ein Begriff, der sich schnell gefunden hatte. Sie unterstützte das Team in dieser Aufgabe inhaltlich sowie organisatorisch und übernahm die Moderation der Weekly Check-Ins. Für die Vorbereitung der Retrospektive, der Review und des Plannings für die nächste Phase bedurfte es jedoch Input von außen. Fachliche Expertise war gefragt.
Daher entschieden wir uns für eine Kombination interner und externe Kräfte. Melina plante dabei gemeinsam mit unserer Beratung die anstehende Retrospektive sowie den Workshop für die Entwicklung der neuen Team-OKRs. Ein Konzept, das gut aufging. Mithilfe des Inputs konnte sie so im ersten Schritt die Reflexionen der einzelnen Teams zu der ersten Iteration selbständig begleiten. Wie sich in der anschließenden Retro mit dem gesamten Geschäftsbereich herausgestellt hatte, waren diese ein wichtiges Element für das Gelingen des Events. Die vier Teams von FREDERIX Hotspot hatten auf diese Weise die Möglichkeit, sowohl besondere Herausforderungen und Erfolge herauszustellen, die in dem jeweiligen Fachbereich relevant waren, als auch Themen zu sammeln, die sie als wichtig und dringend für die OKRs der nächsten Iteration ansehen.
Mit dieser Vorbereitung konnte am Ende der dreimonatigen OKR-Phase die erste Retrospektive stattfinden. Hier hatten wir uns für eine klare Trennung der Rollen entschieden. Von interner Seite wurde die Planung, Organisation und Moderation übernommen. Fachliche Inhalte zum Framework Objectives und Key Results wurden durch unsere externe Unterstützung geliefert. Wir behandelten in diesem Element vor allem zwei unterschiedliche Themenbereiche: Prozesse und Inhalte. Zum einen warfen wir einen Blick auf alle Aspekte rund um das System OKR. Der äußere Rahmen, wenn man so will. Zum anderen schauten wir auf die Inhalte. Was hat zu Erfolgen, was zu Misserfolgen geführt?
Schneller als gedacht konnten wir mit diesen Insights zu ganz konkreten Maßnahmen für die nächste Iteration kommen. Aber dazu mehr im letzten Teil unseres Erfahrungsberichts zu der Einführung von OKR.
